Avis HIPAA

Avis de confidentialité de Century Airport Pediatrics

CENTURY-AIRPORT PEDIATRICS – AVIS DE PRATIQUES DE CONFIDENTIALITÉ

Comme l'exigent les réglementations sur la confidentialité créées à la suite de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie de 1996 (HIPAA)


CET AVIS DÉCRIT COMMENT LES INFORMATIONS DE SANTÉ CONCERNANT VOTRE ENFANT (EN TANT QUE PATIENT DE CENTURY-AIRPORT PEDIATRICS) PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES, ET COMMENT VOUS POUVEZ ACCÉDER AUX INFORMATIONS DE SANTÉ IDENTIFIABLES INDIVIDUELLEMENT DE VOTRE ENFANT.

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT CET AVIS.

A. NOTRE ENGAGEMENT ENVERS VOTRE VIE PRIVÉE

Notre cabinet s'engage à préserver la confidentialité des informations médicales personnellement identifiables (IIHI) de votre enfant. Dans le cadre de nos activités, nous créerons des dossiers concernant le traitement de votre enfant et les services que nous avons fournis. La loi nous oblige à préserver la confidentialité des informations médicales qui vous identifient. La loi nous oblige également à vous fournir cet avis concernant nos obligations légales et les pratiques de confidentialité que nous appliquons dans notre cabinet concernant les IIHI de votre enfant. En vertu des lois fédérales et nationales, nous devons respecter les termes de l'avis de pratiques de confidentialité en vigueur à ce moment-là.

Nous sommes conscients que ces lois sont compliquées, mais nous devons vous fournir les informations importantes suivantes :

  • Comment pouvons-nous utiliser et divulguer l'IIHI de votre enfant
  • Votre droit à la vie privée concernant l'IIHI de votre enfant
  • Nos obligations concernant l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels de votre enfant

Les termes de cet avis s'appliquent à tous les dossiers contenant les informations médicales personnelles de votre enfant qui sont créés ou conservés par notre cabinet. Nous nous réservons le droit de réviser ou de modifier cet avis de pratiques de confidentialité. Toute révision ou modification de cet avis sera effective pour tous les dossiers de vos enfants que notre cabinet a créés ou conservés dans le passé, et pour tous les dossiers que nous pourrions créer ou conserver à l'avenir. Notre cabinet affichera une copie de notre avis actuel dans nos bureaux dans un endroit visible à tout moment, et vous pouvez demander une copie de notre avis le plus récent à tout moment.

B. SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS SUR CET AVIS, VEUILLEZ CONTACTER le responsable de la protection de la vie privée (893-7337)

C. NOUS POUVONS UTILISER ET DIVULGUER LES INFORMATIONS DE SANTÉ INDIVIDUELLEMENT IDENTIFIABLES (IIHI) DE VOTRE ENFANT DES MANIÈRES SUIVANTES :

1. Traitement. Notre cabinet peut utiliser l'IIHI de votre enfant pour traiter votre enfant. Par exemple, nous pouvons demander à votre enfant de passer des tests de laboratoire (tels que des analyses de sang ou d'urine), et nous pouvons utiliser les résultats pour nous aider à établir un diagnostic. Nous pouvons utiliser l'IIHI de votre enfant afin de lui rédiger une ordonnance, ou nous pouvons divulguer l'IIHI de votre enfant à une pharmacie lorsque nous lui commandons une ordonnance. De nombreuses personnes qui travaillent pour notre cabinet, y compris, mais sans s'y limiter, nos médecins et infirmières, peuvent utiliser ou divulguer l'IIHI de votre enfant afin de traiter votre enfant ou d'aider d'autres personnes dans le traitement de votre enfant. De plus, nous pouvons divulguer l'IIHI de votre enfant à d'autres personnes qui peuvent aider à prendre soin de votre enfant, comme votre conjoint, vos frères et sœurs ou vos grands-parents.

2. Paiement. Notre cabinet peut utiliser et divulguer l'IIHI afin de facturer et de percevoir le paiement des services et articles reçus de notre part. Par exemple, nous pouvons contacter l'assureur santé de votre enfant pour certifier qu'il est éligible aux prestations (et pour quelle gamme de prestations), et nous pouvons fournir à l'assureur de votre enfant des détails concernant le traitement afin de déterminer si l'assureur couvrira ou paiera le traitement. Nous pouvons également utiliser et divulguer l'IIHI de votre enfant pour obtenir le paiement de tiers qui peuvent être responsables de ces coûts, tels que des membres de la famille. Nous pouvons également utiliser l'IIHI de votre enfant pour vous facturer directement des services et des articles.

3. Opérations de soins de santé. Notre cabinet peut utiliser et divulguer l'IIHI de votre enfant pour gérer notre entreprise. À titre d'exemple de la manière dont nous pouvons utiliser et divulguer les informations pour nos opérations, notre cabinet peut utiliser l'IIHI pour évaluer la qualité des soins que nous recevons de notre part ou pour mener des activités de gestion des coûts et de planification commerciale pour notre cabinet.

4. Rappels de rendez-vous. Notre cabinet peut utiliser et divulguer le numéro de téléphone de votre enfant pour vous contacter et vous rappeler son rendez-vous. Nous avons pour politique de laisser des messages sur les répondeurs.

5. Options de traitement. Notre cabinet peut utiliser et divulguer l'IIHI de votre enfant pour vous informer des options ou alternatives de traitement potentielles.

6. Avantages et services liés à la santé. Notre cabinet peut utiliser et divulguer l'IIHI de votre enfant pour vous informer des avantages liés à la santé qui pourraient vous intéresser.

7. Divulgation des informations à la famille/aux amis. Notre cabinet peut divulguer les informations médicales de votre enfant à un ami ou à un membre de la famille qui participe à ses soins ou qui l'aide à prendre soin de lui. Par exemple, un parent ou un tuteur peut demander à une baby-sitter d'emmener son enfant chez le pédiatre pour le traitement d'un rhume. Dans cet exemple, la baby-sitter peut avoir accès aux informations médicales de cet enfant.

8. Divulgation requise par la loi. Notre cabinet utilisera et divulguera les renseignements personnels et historiques de votre enfant lorsque nous sommes tenus de le faire par la loi fédérale, étatique ou locale.

9. Divulgation fortuite. Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger la confidentialité des informations personnelles de votre enfant, certaines divulgations des informations personnelles de votre enfant peuvent survenir pendant ou en conséquence inévitable de nos utilisations et divulgations autorisées des informations personnelles de votre enfant. Par exemple, au cours d'une séance de traitement, d'autres patients dans la zone de traitement peuvent voir ou entendre une discussion sur les informations personnelles de votre enfant.

D. UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE VOTRE ENFANT DANS CERTAINES CIRCONSTANCES SPÉCIALES

Les catégories suivantes décrivent des scénarios uniques dans lesquels nous pouvons utiliser ou divulguer les informations de santé identifiables de votre enfant.

1. Risques pour la santé publique. Notre cabinet peut divulguer l'IIHI de votre enfant aux autorités de santé publique autorisées par la loi à recueillir des informations aux fins de :

  • tenir à jour les registres d'état civil, tels que les naissances et les décès
  • signaler un cas de maltraitance ou de négligence envers un enfant
  • prévenir ou contrôler une maladie, une blessure ou un handicap
  • informer une personne d'une exposition potentielle à une maladie transmissible
  • informer une personne d'un risque potentiel de propagation ou de contraction d'une maladie ou d'une affection
  • signaler des réactions aux médicaments ou des problèmes avec des produits ou des appareils
  • informer les personnes si un produit ou un appareil qu'elles utilisent a été rappelé
  • informer un employeur dans des circonstances limitées liées principalement à une blessure ou une maladie professionnelle ou à une surveillance médicale.

2. Activités de surveillance de la santé. Notre cabinet peut divulguer l'IIHI de votre enfant à un organisme de surveillance de la santé pour des activités autorisées par la loi. Les activités de surveillance peuvent inclure, par exemple, des enquêtes, des inspections, des audits, des enquêtes, des licences et des mesures disciplinaires ; des procédures ou actions civiles, administratives et pénales ; ou d'autres activités nécessaires au gouvernement pour surveiller les programmes gouvernementaux, le respect des lois sur les droits civils et le système de santé en général.

3. Poursuites judiciaires et procédures similaires. Notre cabinet peut utiliser et divulguer les renseignements personnels et historiques de votre enfant en réponse à une ordonnance d'un tribunal ou administrative, si votre enfant est impliqué dans une action en justice ou une procédure similaire. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels et historiques en réponse à une demande de communication préalable, une assignation à comparaître ou toute autre procédure légale par une autre partie impliquée dans le litige, mais uniquement si nous avons fait un effort pour vous informer de la demande ou pour obtenir une ordonnance protégeant les informations demandées par la partie.

4. Application de la loi. Nous pouvons divulguer IIHI si un agent des forces de l'ordre nous le demande :

  • Concernant une victime d’un crime dans certaines situations, si nous ne parvenons pas à obtenir le consentement de la personne
  • Concernant un décès que nous croyons être le résultat d'une conduite criminelle
  • Concernant les comportements criminels dans nos bureaux
  • En réponse à un mandat, une convocation, une ordonnance d'un tribunal, une assignation à comparaître ou une procédure judiciaire similaire
  • Pour identifier/localiser un suspect, un témoin important, un fugitif ou une personne disparue
  • En cas d'urgence, pour signaler un crime (y compris le lieu ou la ou les victimes du crime, ou la description, l'identité ou le lieu de l'auteur)

5. Patients décédés. Notre cabinet peut divulguer des renseignements personnels à un médecin légiste ou à un coroner pour identifier une personne décédée ou pour déterminer la cause du décès. Si nécessaire, nous pouvons également divulguer des informations afin que les directeurs de pompes funèbres puissent accomplir leur travail.

6. Don d'organes et de tissus. Notre cabinet peut divulguer l'IIHI de votre enfant à des organisations qui gèrent l'approvisionnement ou la transplantation d'organes, d'yeux ou de tissus, y compris les banques de dons d'organes, si nécessaire pour faciliter les dons et les transplantations d'organes ou de tissus si votre enfant est un donneur d'organes.

7. Recherche. Notre cabinet peut utiliser et divulguer les renseignements personnels sur l'identité de votre enfant (IIHI) à des fins de recherche dans certaines circonstances limitées. Nous obtiendrons votre autorisation écrite pour utiliser les renseignements personnels sur l'identité de votre enfant (IIHI) à des fins de recherche, sauf dans les cas suivants : (a) notre utilisation ou notre divulgation a été approuvée par un comité d'examen institutionnel ou un comité de confidentialité ; (b) nous obtenons l'accord oral ou écrit d'un chercheur selon lequel (i) les informations recherchées sont nécessaires à l'étude de recherche ; (ii) l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels sur l'identité de votre enfant est utilisée uniquement à des fins de recherche et (iii) le chercheur ne supprimera aucun de vos renseignements personnels sur l'identité de votre enfant de notre cabinet ; ou (c) les renseignements personnels sur l'identité de votre enfant recherchés par le chercheur ne concernent que les personnes décédées et le chercheur accepte oralement ou par écrit que l'utilisation ou la divulgation est nécessaire à la recherche et, si nous le demandons, de nous fournir une preuve de décès avant d'accéder aux renseignements personnels sur l'identité de la personne décédée.

8. Menaces graves pour la santé ou la sécurité. Notre cabinet peut utiliser et divulguer l'IIHI de votre enfant lorsque cela est nécessaire pour réduire ou prévenir une menace grave pour votre santé et votre sécurité ou la santé et la sécurité d'une autre personne ou du public. Dans ces circonstances, nous ne ferons ces divulgations qu'à une personne ou à une organisation capable de contribuer à prévenir la menace.

9. Militaire. Notre cabinet peut divulguer l'IIHI de votre enfant si vous êtes membre des forces militaires américaines ou étrangères (y compris les vétérans) et si les autorités compétentes l'exigent.

10. Sécurité nationale. Notre cabinet peut divulguer l'IIHI de votre enfant à des fonctionnaires fédéraux pour des activités de renseignement et de sécurité nationale autorisées par la loi. Nous pouvons également divulguer l'IIHI de votre enfant à des fonctionnaires fédéraux afin de protéger le Président, d'autres fonctionnaires ou des chefs d'État étrangers, ou pour mener des enquêtes.

11. Détenus. Notre cabinet peut divulguer l'IIHI de votre enfant aux établissements pénitentiaires ou aux forces de l'ordre si vous êtes un détenu ou sous la garde d'un agent des forces de l'ordre. La divulgation à ces fins serait nécessaire : (a) pour que l'établissement vous fournisse des services de soins de santé, (b) pour la sécurité de l'établissement, et/ou (c) pour protéger votre santé et la sécurité d'autres personnes.

12. Indemnisation des accidents du travail. Notre cabinet peut divulguer l'IIHI de votre enfant aux fins d'indemnisation des accidents du travail et de programmes similaires.

E. VOS DROITS CONCERNANT LA RESPONSABILITÉ INTELLECTUELLE ET SOCIALE DE VOTRE ENFANT

Vous disposez des droits suivants concernant les IIHI que nous conservons sur votre enfant :

1. Communications confidentielles. Vous avez le droit de demander que notre cabinet communique avec vous au sujet de la santé de votre enfant et des questions connexes d'une manière particulière ou à un endroit précis. Par exemple, vous pouvez demander que nous vous contactions à votre domicile plutôt qu'au travail. Afin de demander un type de communication confidentielle, vous devez adresser une demande écrite au Privacy Officer, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225 en précisant la méthode de contact souhaitée ou le lieu où vous souhaitez être contacté. Notre cabinet répondra aux demandes raisonnables. Vous n'avez pas besoin de donner de raison à votre demande.

2. Demande de restrictions. Vous avez le droit de demander une restriction de notre utilisation de la divulgation de l'IIHI de votre enfant à des fins de traitement, de paiement ou d'opérations de soins de santé. De plus, vous avez le droit de demander que nous limitions notre divulgation de l'IIHI de votre enfant à certaines personnes uniquement impliquées dans les soins de votre enfant ou le paiement des soins de votre enfant, comme les membres de votre famille et les amis. Nous ne sommes pas tenus d'accéder à votre demande, cependant, si nous acceptons, nous sommes liés par notre accord, sauf si la loi l'exige, en cas d'urgence ou lorsque les informations sont nécessaires pour traiter votre enfant. Afin de demander une restriction de notre utilisation de la divulgation de l'IIHI de votre enfant, vous devez adresser votre demande par écrit au responsable de la confidentialité, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225). Votre demande doit décrire de manière claire et concise : (a) les informations que vous souhaitez restreindre ; (b) si vous demandez à limiter l'utilisation, la divulgation ou les deux par notre cabinet ; et (c) à qui vous souhaitez que les limites s’appliquent.

3. Inspection et copies. Vous avez le droit d'inspecter et d'obtenir une copie de l'IIHI qui peut être utilisée pour prendre des décisions concernant votre enfant, y compris les dossiers médicaux des patients et les dossiers de facturation, mais pas les notes de psychothérapie. Vous devez soumettre votre demande par écrit au responsable de la confidentialité, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225) afin d'inspecter et/ou d'obtenir une copie de l'IIHI de votre enfant. Notre cabinet peut facturer des frais pour les coûts de copie, d'envoi postal, de main-d'œuvre et de fournitures associés à votre demande. Notre cabinet peut refuser votre demande d'inspection et/ou de copie dans certaines circonstances limitées ; cependant, vous pouvez demander un réexamen de notre refus. Un autre professionnel de la santé agréé choisi par nous effectuera les examens.

4. Modification. Vous pouvez nous demander de modifier les informations médicales de votre enfant si vous pensez qu'elles sont incorrectes ou incomplètes, et vous pouvez demander une modification aussi longtemps que les informations sont conservées par nous ou pour notre cabinet. Pour demander une modification, votre demande doit être faite par écrit et soumise au responsable de la confidentialité, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225. Vous devez nous fournir une raison qui justifie votre demande de modification. Notre cabinet refusera votre demande si vous ne soumettez pas votre demande (et la raison qui justifie votre demande) par écrit. De plus, nous pouvons refuser votre demande si vous nous demandez de modifier des informations qui sont, à notre avis : (a) exactes et complètes ; (b) ne font pas partie de l'IIHI conservé par ou pour le cabinet ; (c) ne font pas partie de l'IIHI que vous seriez autorisé à inspecter et à copier ; ou (d) ne sont pas créées par notre cabinet, à moins que la personne ou l'entité qui a créé les informations ne soit pas disponible pour modifier les informations.

5. Comptabilisation des divulgations. Tous les tuteurs de nos patients ont le droit de demander une « comptabilisation des divulgations ». Une « comptabilisation des divulgations » est une liste de certaines divulgations non routinières que notre cabinet a faites de l'IIHI de votre enfant à des fins non thérapeutiques ou chirurgicales. L'utilisation de l'IIHI de votre enfant dans le cadre des soins de routine aux patients dans notre cabinet n'est pas tenue d'être documentée. Par exemple, le médecin partage des informations avec l'infirmière ; ou le service de facturation utilise les informations de votre enfant pour déposer votre demande d'indemnisation d'assurance. Pour obtenir un compte rendu des divulgations, vous devez soumettre votre demande par écrit au responsable de la protection de la vie privée, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225. Toutes les demandes de « compte rendu des divulgations » doivent indiquer une période de temps, qui ne peut pas dépasser six (6) ans à compter de la date de divulgation et ne peut pas inclure de dates antérieures au 14 avril 2003. La première liste que vous demandez au cours d'une période de 12 mois est gratuite, mais notre cabinet peut vous facturer des listes supplémentaires au cours de la même période de 12 mois. Notre cabinet vous informera des coûts impliqués par des demandes supplémentaires et vous pourrez retirer votre demande avant d'engager des frais.

6. Droit à une copie papier de cet avis. Vous avez le droit de recevoir une copie papier de notre avis sur les pratiques de confidentialité. Vous pouvez nous demander de vous fournir une copie de cet avis à tout moment. Pour obtenir une copie papier de cet avis, contactez le responsable de la confidentialité (893-7337).

7. Droit de déposer une plainte. Si vous pensez que les droits à la vie privée de votre enfant ont été violés, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre cabinet ou auprès du secrétaire du ministère de la Santé et des Services sociaux. Pour déposer une plainte auprès de notre cabinet, contactez le responsable de la confidentialité, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225. Toutes les plaintes doivent être soumises par écrit. Vous ne serez pas pénalisé pour avoir déposé une plainte. Vous disposez des droits suivants concernant les informations que nous conservons sur votre enfant :

8. Droit de fournir et autorisation pour d'autres utilisations et divulgations. Notre cabinet obtiendra votre autorisation écrite pour les utilisations et divulgations qui ne sont pas identifiées par cet avis ou autorisées par la loi applicable. Toute autorisation que vous nous fournissez concernant l'utilisation et la divulgation des données IIHI de votre enfant peut être révoquée à tout moment par écrit. Une fois votre autorisation révoquée, nous n'utiliserons ni ne divulguerons plus les données IIHI de votre enfant pour les raisons décrites dans l'autorisation. Veuillez noter que nous sommes tenus de conserver les dossiers relatifs aux soins de votre enfant.

Encore une fois, si vous avez des questions concernant cet avis ou nos politiques de confidentialité des informations de santé, veuillez contacter le responsable de la confidentialité, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225.

Pour plus d'informations ou pour prendre rendez-vous, appelez-nous au 716-893-7337.

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