AVISO HIPAA

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DE CENTURY-AIRPORT PEDIATRICS

CENTURY-AIRPORT PEDIATRICS – AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Según lo exige la Normativa de Privacidad creada como resultado de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA)

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN DE SALUD DE SU HIJO (COMO PACIENTE DE CENTURY-AIRPORT PEDIATRICS), Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A LA INFORMACIÓN DE SALUD INDIVIDUALMENTE IDENTIFICABLE DE SU HIJO.

POR FAVOR LEA ESTE AVISO CUIDADOSAMENTE.

A. NUESTRO COMPROMISO CON SU PRIVACIDAD

Nuestro consultorio se dedica a mantener la privacidad de la información médica de identificación individual de su hijo (IIHI, por sus siglas en inglés). Al llevar a cabo nuestra actividad, crearemos registros sobre el tratamiento de su hijo y los servicios que brindamos. La ley nos exige mantener la confidencialidad de la información médica que lo identifica. También estamos obligados por ley a proporcionarle este aviso de nuestras obligaciones legales y las prácticas de privacidad que mantenemos en nuestro consultorio en relación con la IIHI de su hijo. De acuerdo con la ley federal y estatal, debemos cumplir con los términos del aviso de prácticas de privacidad que tengamos en vigencia en ese momento.

Sabemos que estas leyes son complicadas, pero debemos brindarle la siguiente información importante:

Cómo podemos usar y divulgar la información IIHI de su hijo
Su derecho a la privacidad con respecto al IIHI de su hijo
Nuestras obligaciones con respecto al uso y divulgación de la información médica individualizada de su hijo

Los términos de este aviso se aplican a todos los registros que contienen la información médica individualizada de su hijo que se creen o conserven en nuestro consultorio. Nos reservamos el derecho de revisar o modificar este Aviso de prácticas de privacidad. Cualquier revisión o modificación de este aviso entrará en vigencia para todos los registros de sus hijos que nuestro consultorio haya creado o mantenido en el pasado, y para cualquier registro que podamos crear o mantener en el futuro. Nuestro consultorio publicará una copia de nuestro Aviso actual en nuestras oficinas en un lugar visible en todo momento, y usted puede solicitar una copia de nuestro Aviso más actualizado en cualquier momento.

B. SI TIENE ALGUNA PREGUNTA SOBRE ESTE AVISO, COMUNÍQUESE CON EL ENCARGADO DE PRIVACIDAD (893-7337)

C. PODEMOS USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA INDIVIDUALMENTE IDENTIFICABLE DE SU HIJO (IIHI) DE LAS SIGUIENTES MANERAS:

1. Tratamiento. Nuestro consultorio puede utilizar el IIHI de su hijo para tratarlo. Por ejemplo, podemos pedirle a su hijo que se haga análisis de laboratorio (como análisis de sangre u orina) y podemos utilizar los resultados para ayudarnos a llegar a un diagnóstico. Podemos utilizar el IIHI de su hijo para escribir una receta para él/ella, o podemos divulgar el IIHI de su hijo a una farmacia cuando solicitamos una receta para él/ella. Muchas de las personas que trabajan para nuestro consultorio, incluidos, entre otros, nuestros médicos y enfermeras, pueden utilizar o divulgar el IIHI de su hijo para tratarlo o para ayudar a otros en el tratamiento de su hijo. Además, podemos divulgar el IIHI de su hijo a otras personas que puedan ayudar en el cuidado de su hijo, como su cónyuge, hermanos o abuelos.

2. Pago. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar la información médica de su hijo para facturar y cobrar los servicios y artículos que reciba de nosotros. Por ejemplo, podemos comunicarnos con la aseguradora de salud de su hijo para certificar que es elegible para recibir beneficios (y para qué rango de beneficios) y podemos proporcionarle a la aseguradora de su hijo detalles sobre el tratamiento para determinar si la aseguradora cubrirá o pagará el tratamiento. También podemos utilizar y divulgar la información médica de su hijo para obtener el pago de terceros que puedan ser responsables de dichos costos, como miembros de la familia. Además, podemos utilizar la información médica de su hijo para facturarle directamente los servicios y artículos.

3. Operaciones de atención médica. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar la información médica de su hijo para operar nuestro negocio. Como ejemplos de las formas en las que podemos utilizar y divulgar la información para nuestras operaciones, nuestro consultorio puede utilizar la información médica para evaluar la calidad de la atención que recibe de nosotros o para realizar actividades de gestión de costos y planificación comercial para nuestro consultorio.

4. Recordatorios de citas. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar la información médica de su hijo para comunicarse con usted y recordarle su cita. Nuestra política es dejar mensajes en los contestadores automáticos.

5. Opciones de tratamiento. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar la información sobre la IIHI de su hijo para informarle sobre posibles opciones o alternativas de tratamiento.

6. Beneficios y servicios relacionados con la salud. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar el IIHI de su hijo para informarle sobre los beneficios relacionados con la salud que pueden ser de su interés.

7. Divulgación de información a familiares o amigos. Nuestro consultorio puede divulgar la información médica de su hijo a un amigo o familiar que participe en su atención o que colabore con su cuidado. Por ejemplo, un padre o tutor puede pedirle a una niñera que lleve a su hijo al consultorio del pediatra para que le traten un resfriado. En este ejemplo, la niñera puede tener acceso a la información médica de este niño.

8. Divulgación requerida por ley. Nuestro consultorio utilizará y divulgará la información médica individualizada de su hijo cuando así lo exija la ley federal, estatal o local.

9. Divulgación incidental. Si bien tomaremos medidas razonables para proteger la privacidad de la información médica individualizada de su hijo, es posible que se divulguen ciertos datos durante o como resultado inevitable de nuestros usos y divulgaciones permitidos de la información médica individualizada de su hijo. Por ejemplo, durante el transcurso de una sesión de tratamiento, otros pacientes en el área de tratamiento pueden ver o escuchar conversaciones sobre la información médica individualizada de su hijo.

D. USO Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOBRE LA SALUD INFANTIL Y MEDICAMENTOSA DE SU HIJO EN CIERTAS CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES

Las siguientes categorías describen escenarios únicos en los que podemos usar o divulgar la información de salud identificable de su hijo.

1. Riesgos para la salud pública. Nuestro consultorio puede divulgar la información sobre la IIHI de su hijo a las autoridades de salud pública que estén autorizadas por ley a recopilar información con el fin de:

Mantener registros vitales, como nacimientos y muertes.
denunciar abuso o negligencia infantil
prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades
Notificar a una persona sobre una posible exposición a una enfermedad contagiosa
notificar a una persona sobre un riesgo potencial de propagación o contagio de una enfermedad o afección
Informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con productos o dispositivos
Notificar a las personas si un producto o dispositivo que puedan estar utilizando ha sido retirado del mercado
notificar a un empleador en circunstancias limitadas relacionadas principalmente con lesiones o enfermedades en el lugar de trabajo o vigilancia médica.

2. Actividades de supervisión de la salud. Nuestro consultorio puede divulgar la información médica de su hijo a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Las actividades de supervisión pueden incluir, por ejemplo, investigaciones, inspecciones, auditorías, encuestas, otorgamiento de licencias y acciones disciplinarias; procedimientos o acciones civiles, administrativos y penales; u otras actividades necesarias para que el gobierno controle los programas gubernamentales, el cumplimiento de las leyes de derechos civiles y el sistema de atención de la salud en general.

3. Litigios y procedimientos similares. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar la información médica individualizada de su hijo en respuesta a una orden judicial o administrativa, si su hijo está involucrado en un litigio o procedimiento similar. También podemos divulgar su información médica individualizada en respuesta a una solicitud de descubrimiento, citación u otro proceso legal por parte de otra parte involucrada en la disputa, pero solo si hemos hecho un esfuerzo para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la información que la parte ha solicitado.

4. Aplicación de la ley. Podemos divulgar información IIHI si así lo solicita un funcionario encargado de hacer cumplir la ley:

Respecto a una víctima de un delito en determinadas situaciones, si no podemos obtener el consentimiento de la persona
En relación con una muerte que creemos que ha sido resultado de una conducta delictiva
Respecto a la conducta delictiva en nuestras oficinas
En respuesta a una orden judicial, citación, orden judicial, requerimiento o proceso legal similar
Para identificar/localizar a un sospechoso, testigo material, fugitivo o persona desaparecida
En caso de emergencia, para denunciar un delito (incluida la ubicación o las víctimas del delito, o la descripción, identidad o ubicación del perpetrador)

5. Pacientes fallecidos. Nuestro consultorio puede divulgar información médica confidencial a un médico forense o forense para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de la muerte. Si es necesario, también podemos divulgar información para que los directores de funerarias puedan realizar su trabajo.

6. Donación de órganos y tejidos. Nuestro consultorio puede divulgar la información sobre la IIHI de su hijo a organizaciones que se encargan de la obtención o el trasplante de órganos, ojos o tejidos, incluidos los bancos de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos si su hijo es donante de órganos.

7. Investigación. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar la información médica individualizada de su hijo para fines de investigación en determinadas circunstancias limitadas. Obtendremos su autorización por escrito para utilizar la información médica individualizada de su hijo para fines de investigación, excepto cuando: (a) nuestro uso o divulgación haya sido aprobado por una Junta de Revisión Institucional o una Junta de Privacidad; (b) obtengamos el acuerdo oral o escrito de un investigador de que (i) la información que se busca es necesaria para el estudio de investigación; (ii) el uso o la divulgación de la información médica individualizada de su hijo se está utilizando únicamente para la investigación y (iii) el investigador no eliminará ninguna información médica individualizada de nuestro consultorio; o (c) la información médica individualizada solicitada por el investigador solo se relaciona con personas fallecidas y el investigador acepta, ya sea oralmente o por escrito, que el uso o la divulgación es necesaria para la investigación y, si se lo solicitamos, que nos proporcione una prueba de la muerte antes de acceder a la información médica individualizada de las personas fallecidas.

8. Amenazas graves a la salud o la seguridad. Nuestro consultorio puede utilizar y divulgar la información médica confidencial de su hijo cuando sea necesario para reducir o prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad de otra persona o del público. En estas circunstancias, solo divulgaremos información a una persona u organización que pueda ayudar a prevenir la amenaza.

9. Militares. Nuestro consultorio puede divulgar la información médica de su hijo si usted es miembro de las fuerzas militares de los EE. UU. o de otros países (incluidos los veteranos) y si así lo exigen las autoridades correspondientes.

10. Seguridad nacional. Nuestro consultorio puede divulgar la información de seguridad nacional e inteligencia de su hijo a funcionarios federales para actividades de inteligencia y seguridad nacional autorizadas por la ley. También podemos divulgar la información de seguridad nacional e inteligencia de su hijo a funcionarios federales para proteger al presidente, a otros funcionarios o jefes de estado extranjeros, o para realizar investigaciones.

11. Reclusos. Nuestro consultorio puede divulgar la información médica relacionada con el tratamiento de su hijo a instituciones penitenciarias o a funcionarios encargados de hacer cumplir la ley si usted es un recluso o se encuentra bajo la custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley. La divulgación para estos fines sería necesaria: (a) para que la institución le brinde servicios de atención médica, (b) para la seguridad de la institución y/o (c) para proteger su salud y la seguridad de otras personas.

12. Compensación de trabajadores. Nuestro consultorio puede divulgar el IIHI de su hijo para compensación de trabajadores y programas similares.

E. SUS DERECHOS CON RESPECTO AL IIHI DE SU HIJO

Tiene los siguientes derechos con respecto a la información IIHI que mantenemos sobre su hijo:

1. Comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nuestro consultorio se comunique con usted sobre la salud de su hijo y cuestiones relacionadas de una manera particular o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede solicitar que nos comuniquemos con usted en su hogar, en lugar de en el trabajo. Para solicitar un tipo de comunicación confidencial, debe realizar una solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225, especificando el método de contacto solicitado o el lugar donde desea que lo contactemos. Nuestro consultorio atenderá solicitudes razonables. No necesita dar un motivo para su solicitud.

2. Solicitud de restricciones. Tiene derecho a solicitar una restricción en nuestro uso o divulgación de la información médica de su hijo para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Además, tiene derecho a solicitar que restrinjamos la divulgación de la información médica de su hijo solo a ciertas personas involucradas en el cuidado de su hijo o en el pago de la atención de su hijo, como familiares y amigos. No estamos obligados a aceptar su solicitud; sin embargo, si aceptamos, estamos obligados por nuestro acuerdo, excepto cuando la ley lo exija, en situaciones de emergencia o cuando la información sea necesaria para tratar a su hijo. Para solicitar una restricción en nuestro uso o divulgación de la información médica de su hijo, debe presentar su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225). Su solicitud debe describir de manera clara y concisa: (a) la información que desea restringir; (b) si está solicitando limitar el uso, la divulgación o ambos de nuestra práctica; y (c) a quién desea que se apliquen los límites.

3. Inspección y copias. Tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia del IIHI que se puede utilizar para tomar decisiones sobre su hijo, incluidos los registros médicos del paciente y los registros de facturación, pero sin incluir las notas de psicoterapia. Debe enviar su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225) para inspeccionar y/u obtener una copia del IIHI de su hijo. Nuestro consultorio puede cobrar una tarifa por los costos de copiado, envío, mano de obra y suministros asociados con su solicitud. Nuestro consultorio puede rechazar su solicitud de inspección y/o copia en ciertas circunstancias limitadas; sin embargo, puede solicitar una revisión de nuestra negación. Otro profesional de la salud autorizado elegido por nosotros realizará las revisiones.

4. Enmienda. Puede solicitarnos que modifiquemos la información médica de su hijo si cree que es incorrecta o incompleta, y puede solicitar una enmienda durante el tiempo que la información esté en nuestro poder o en nuestro consultorio. Para solicitar una enmienda, su solicitud debe realizarse por escrito y presentarse al Oficial de Privacidad, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225. Debe proporcionarnos un motivo que respalde su solicitud de enmienda. Nuestro consultorio rechazará su solicitud si no presenta su solicitud (y el motivo que respalda su solicitud) por escrito. Además, podemos rechazar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que, en nuestra opinión: (a) sea precisa y completa; (b) no forme parte de la IIHI que conservamos o para el consultorio; (c) no forme parte de la IIHI que se le permitiría inspeccionar y copiar; o (d) no haya sido creada por nuestro consultorio, a menos que la persona o entidad que creó la información no esté disponible para modificarla.

5. Contabilidad de divulgaciones. Todos los tutores de nuestros pacientes tienen derecho a solicitar una “contabilidad de divulgaciones”. Una “contabilidad de divulgaciones” es una lista de ciertas divulgaciones no rutinarias que nuestro consultorio ha hecho de la IIHI de su hijo para fines no relacionados con el tratamiento o las operaciones. No es necesario documentar el uso de la IIHI de su hijo como parte de la atención de rutina del paciente en nuestro consultorio. Por ejemplo, el médico que comparte información con la enfermera; o el departamento de facturación que utiliza la información de su hijo para presentar su reclamo de seguro. Para obtener un informe de las divulgaciones, debe enviar su solicitud por escrito al Responsable de Privacidad, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225. Todas las solicitudes de un “informe de las divulgaciones” deben indicar un período de tiempo, que no puede ser mayor a seis (6) años a partir de la fecha de divulgación y no pueden incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. La primera lista que solicite dentro de un período de 12 meses es gratuita, pero nuestro consultorio puede cobrarle por listas adicionales dentro del mismo período de 12 meses. Nuestro consultorio le notificará los costos involucrados con las solicitudes adicionales, y puede retirar su solicitud antes de incurrir en algún costo.

6. Derecho a una copia impresa de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia impresa de nuestro aviso de prácticas de privacidad. Puede solicitarnos que le entreguemos una copia de este aviso en cualquier momento. Para obtener una copia impresa de este aviso, comuníquese con el Oficial de Privacidad (893-7337).

7. Derecho a presentar una queja. Si cree que se han violado los derechos de privacidad de su hijo, puede presentar una queja ante nuestro consultorio o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja ante nuestro consultorio, comuníquese con el Oficial de Privacidad, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225. Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le sancionará por presentar una queja. Tiene los siguientes derechos con respecto a la información de salud que mantenemos sobre su hijo:

8. Derecho a proporcionar y autorizar otros usos y divulgaciones. Nuestro consultorio obtendrá su autorización por escrito para los usos y divulgaciones que no estén identificados en este aviso o permitidos por la ley aplicable. Cualquier autorización que nos proporcione con respecto al uso y la divulgación de la información médica individualizada de su hijo puede revocarse en cualquier momento por escrito. Después de que revoque su autorización, ya no utilizaremos ni divulgaremos la información médica individualizada de su hijo por los motivos descritos en la autorización. Tenga en cuenta que estamos obligados a conservar los registros para el cuidado de su hijo.

Nuevamente, si tiene alguna pregunta con respecto a este aviso o nuestras políticas de privacidad de información de salud, comuníquese con el Oficial de Privacidad, 2625 Harlem Road, Suite 210, Cheektowaga, NY 14225.

Para obtener más información o programar una cita, llámenos al 716-893-7337.